Gute Zusammenarbeit online beginnt nicht mit Werkzeugen. Die Werkzeuge wechseln, und fast jedes taugt, wenn die Menschen, die es benutzen, wissen, was sie miteinander vorhaben. Was bleibt, sind einige Grundsätze.
Sie gelten auch vor Ort. Online aber kann man sie nicht dem Zufall überlassen. Vor Ort regelt der gemeinsame Raum vieles nebenbei: Man sieht, wer arbeitet, man hört, wenn etwas schiefgeht, man trifft sich auf dem Flur. Online muss dieser Raum ausdrücklich geschaffen werden, und die folgenden sechs Grundsätze beschreiben, woraus er besteht.
Sie sind aus der Praxis gewonnen, aus Lesekreisen, Unterricht, Verhandlungen und langjähriger Zusammenarbeit über Länder hinweg. Jeder Abschnitt nennt den Grundsatz, seinen Grund und ein Beispiel.
1. Vertrauen vorschießen, Kontrolle sparen
Was trägt. Man beginnt mit einem Vorschuss. Wer mit anderen online zusammenarbeitet, unterstellt ihnen zunächst, dass sie ihren Teil tun, auch wenn er es nicht sieht.
Warum. Kontrolle ist online teuer und ungenau. Wer ständig nachfragt, ob jemand erreichbar ist, erfährt wenig über die Arbeit und viel über das eigene Misstrauen, und die anderen erfahren es auch. Vertrauen dagegen wächst durch Erfahrung: Jede eingehaltene Zusage macht die nächste glaubwürdiger. Die Forschung zu Teams, die ausschließlich online zusammenarbeiten, beschreibt ein rasch entstehendes Vertrauen, das allerdings zerbrechlich bleibt, wenn es nicht durch verlässliche Kommunikation bestätigt wird (Jarvenpaa/Leidner, Organization Science 10 [1999], 791–815). Der Vorschuss muss deshalb früh gedeckt werden: Die ersten eingehaltenen Zusagen zählen mehr als alle späteren.
Beispiel. Zwei Partner vereinbaren zu Beginn, dass jeder seine Arbeit selbst einteilt und am Freitag in drei Sätzen schreibt, was erledigt ist und was hängt. Mehr Kontrolle gibt es nicht. Nach einigen Wochen wissen beide, woran sie miteinander sind.
2. Jeden Beitrag beantworten
Was trägt. Jeder Beitrag wird gesehen und benannt, auch der unscheinbare.
Warum. Vor Ort sieht man einander arbeiten. Online wird Arbeit erst sichtbar, wenn sie geteilt wird, und sie bleibt unsichtbar, wenn niemand darauf antwortet. Wer ins Leere liefert, zieht sich zurück. Anerkennung ist dabei mehr als Lob. Sie heißt, den anderen als jemanden zu behandeln, dessen Beitrag das gemeinsame Ergebnis mitbestimmt. Darin liegt der Unterschied zwischen Kooperation und bloßem Austausch (mehr unter Anerkennung).
Beispiel. Eine Beteiligte kommentiert einen Entwurf nicht nur mit Korrekturen. Sie schreibt dazu, welcher Gedanke den Abschnitt trägt und dass sie ihn in ihren eigenen Teil übernimmt. Das kostet eine Minute und verändert, wie der nächste Entwurf aussieht.
3. Zuständigkeiten aussprechen
Was trägt. Es ist bekannt, wer was tut: wer entscheidet, wer vorbereitet, wer dokumentiert, wer die Verbindung nach außen hält.
Warum. Online fehlen die beiläufigen Zeichen, an denen man vor Ort erkennt, wer sich einer Sache annimmt. Ohne klare Rollen tun entweder zwei dasselbe oder keiner. Rollen entlasten auch: Wer weiß, wofür er zuständig ist, muss nicht für alles zuständig sein. Rollen dürfen wechseln, aber der Wechsel wird ausgesprochen.
Beispiel. In einer Arbeitsgruppe übernimmt reihum jemand für einen Monat die Moderation der Treffen und die Pflege der Aufgabenliste. Alle wissen, an wen sie sich wenden, und jeder lernt beide Seiten kennen: die des Leitenden und die des Beitragenden.
4. Den Stand an einem Ort halten
Was trägt. Es gibt einen Ort, an dem der Stand der Dinge liegt: Dokumente, Entscheidungen, offene Fragen.
Warum. Der gemeinsame Arbeitsraum ist online, was vor Ort Besprechungsraum, Aktenschrank und Flur zusammen sind. Wer die aktuelle Fassung erst in drei Postfächern suchen muss, arbeitet nicht mit anderen, sondern neben ihnen. Der gemeinsame Raum macht die Kooperation außerdem nachprüfbar: Man kann nachsehen, was vereinbart war, statt darüber zu streiten.
Beispiel. Ein kleines Projekt legt einen gemeinsamen Ordner an. Darin hält ein Dokument „Stand“ den Überblick: Ziel, nächste Schritte, offene Fragen und getroffene Entscheidungen mit Datum. Wer neu hinzukommt, liest zuerst dieses Dokument.
5. Gemeinsame Zeit für Gemeinsames nutzen
Was trägt. Die Beteiligten entscheiden, was sie gleichzeitig tun und was jeder zu seiner Zeit. Treffen live online dienen dem, was nur gemeinsam gelingt. Das Übrige wird schriftlich erledigt.
Warum. Synchrone Zeit ist knapp, besonders über Zeitzonen hinweg. Wer sie mit Berichten füllt, die man auch lesen könnte, verbraucht sie. Umgekehrt lässt sich ein Konflikt oder eine schwierige Entscheidung selten per Nachricht lösen. Ein fester Rhythmus, etwa ein Treffen pro Woche und dazwischen schriftliche Arbeit, erlaubt jedem, die eigene Arbeit danach einzurichten (mehr unter Synchron und asynchron).
Beispiel. Ein Team schickt die Berichte am Vortag schriftlich herum. Das wöchentliche Treffen beginnt dann nicht mit Vorlesen, sondern mit der Frage, was in den Berichten offen oder strittig ist.
6. Störungen früh ansprechen
Was trägt. Störungen werden früh angesprochen, am besten im Gespräch. Und es ist vorher vereinbart, was geschieht, wenn man sich nicht einigt.
Warum. Online wachsen Missverständnisse leichter, weil der Ton einer Nachricht offen bleibt und Schweigen vieldeutig ist. Eine knappe Mail wird als Ärger gelesen, eine ausbleibende Antwort als Desinteresse. Wer eine Irritation bemerkt, wechselt deshalb das Medium: vom Schreiben zum Sprechen. Für ernsthafte Konflikte hilft eine vorher vereinbarte Stufenfolge, etwa zuerst das direkte Gespräch, dann die Vermittlung durch eine neutrale Person, erst danach ein förmliches Verfahren. Auch technische Störungen gehören hierher. Wer weiß, was bei einem Abbruch der Verbindung geschieht, gerät nicht in Unruhe.
Beispiel. Nach einem gereizten Austausch von Nachrichten schlägt eine Beteiligte ein Videogespräch von zwanzig Minuten vor. Es stellt sich heraus, dass beide dieselbe Frist verschieden verstanden hatten. Die Sache ist nach zehn Minuten geklärt, und die übrigen zehn gehören dem nächsten Arbeitsschritt.
Recht
Das Recht setzt diese Grundsätze nicht durch, aber es kann ihnen eine Form geben. Rollen, Arbeitsraum, Berichtswege und Eskalationsstufen lassen sich vereinbaren, von der einfachen Absprache bis zum Kooperationsvertrag mit kooperativen Klauseln. Wer einen gemeinsamen Arbeitsraum betreibt, klärt, wer für die Daten darin verantwortlich ist (Daten und Rechte). Für den Konfliktfall beschreibt Konflikte lösen den Weg von der Verhandlung über die Mediation bis zur Entscheidung durch ein Schiedsgericht oder ein staatliches Gericht.
Weiter
Die sechs Grundsätze beschreiben die Praxis. Warum sie wirken, erklärt die Frage, unter welchen Bedingungen eine Kooperation gelingt, sodass aus einzelnen Beiträgen ein gemeinsames Handeln wird. Diesen Bedingungen ist die Seite Der Klick und seine Bedingungen gewidmet.
Weiterlesen: Live online: Ton, Bild, Rollen · Vorurteile über Online-Kooperation · Fälle