Worum es geht
Wer mitten in der Arbeit steht, sieht vor allem seinen eigenen Teil. Eine Kooperation braucht deshalb neben der Durchführung auch eine Begleitung: jemanden oder etwas, das den Blick auf das Ganze hält. Diese Phase beginnt am ersten Tag der Zusammenarbeit und endet erst mit der Kooperation.
Die Leitfrage
Wer sieht die Kooperation als Ganze?
In jeder Kooperation gibt es Beteiligte, die ihren Beitrag gut kennen, und niemanden, der den Zusammenhang aller Beiträge im Blick hat, wenn man es nicht ausdrücklich so einrichtet. Die Schwachstellen des Ganzen liegen aber zwischen den Beiträgen: bei Übergaben, bei Fragen, für die sich niemand zuständig fühlt, bei zwei Teilen, die jeder für sich gut sind und nicht zusammenpassen. Begleitung heißt, einen Ort zu schaffen, von dem aus das Ganze gesehen werden kann, und diesen Ort regelmäßig aufzusuchen. Das kann eine Person sein, ein Treffen oder ein Gremium, oft ist es alles zugleich.
Was jetzt trägt
Koordination als eigene Aufgabe. Die Koordination einer Kooperation ist Arbeit und sollte als solche benannt, zugewiesen und, wo es passt, auch vergütet werden. Wer koordiniert, hat nicht mehr zu sagen als die anderen, sondern eine andere Aufgabe: Zusagen nachhalten, Übergaben sichern, fragen, was fehlt. Diese Rolle kann wechseln, sie sollte aber nie unbesetzt sein, weil sonst gerade die Übergaben liegen bleiben, für die sich niemand zuständig fühlt.
Regelmäßige Rückschau. Neben den Arbeitstreffen braucht es in größeren Abständen Treffen, in denen nicht die Arbeit, sondern die Zusammenarbeit selbst Gegenstand ist: was gut läuft, was hakt, was sich verändert hat. Eine solche Rückschau alle paar Monate genügt oft. Sie ist der Ort, an dem Unbehagen ausgesprochen werden kann, bevor es sich zu einem verhärteten Konflikt auswächst, und an dem sich zeigt, ob eine Weiterentwicklung nötig ist.
Ein Blick von außen. Wer beteiligt ist, sieht das Ganze immer auch von seinem eigenen Platz aus. Deshalb lohnt es sich, einen externen Blick einzurichten, bevor er gebraucht wird. In Gesellschaften kann das ein Beirat sein, der die Geschäftsführung berät und zwischen den Gesellschaftern vermittelt. In Kooperationen ohne eigene Organe kann es eine Person des Vertrauens sein, die einmal im Jahr auf die Zusammenarbeit schaut, oder ein Mediator auf Abruf, den die Beteiligten schon am Anfang gemeinsam benannt haben. Ein solcher Mediator ist schnell verfügbar, kennt die Kooperation im Groben und wird nicht erst dann gesucht, wenn die Beteiligten sich nicht einmal mehr auf eine Person einigen können.
Dokumentation als Gedächtnis. Eine Kooperation, die ihre Entscheidungen und deren Gründe festhält, kann sich an sich selbst erinnern. Das hilft neuen Beteiligten, verhindert, dass dieselben Fragen immer wieder neu verhandelt werden, und schafft im Streitfall eine gemeinsame Grundlage. Es genügt ein kurzes Protokoll der Entscheidungen, abgelegt an einem Ort, den alle kennen. Vollständigkeit ist dabei weniger wichtig als Verlässlichkeit.
Der typische Fehler
Man verwechselt Begleitung mit Überwachung. Dann wird aus der Koordination eine Kontrollinstanz, aus der Rückschau eine Leistungsbewertung und aus dem Beirat ein Aufsichtsorgan, vor dem man sich rechtfertigt. Die Beteiligten beginnen, sich gegenüber der Begleitung zu verteidigen, statt sie zu nutzen. Offen sprechen sie nur vor einer Begleitung, die der Kooperation dient und nicht einer Seite.
Online
Online ist Begleitung leichter einzurichten und leichter zu vernachlässigen. Leichter einzurichten, weil ein Beirat oder eine Rückschau live online ohne Reiseaufwand zusammenkommt und weil ein externer Mediator aus einer anderen Stadt ebenso verfügbar ist wie einer vor Ort. Leichter zu vernachlässigen, weil niemand den anderen im Gang begegnet und das Unbehagen, das sich vor Ort an Gesichtern ablesen ließe, online unsichtbar bleiben kann.
Die Rückschau online braucht deshalb eine klare Form. Bewährt hat sich, dass alle vorab asynchron ein paar Sätze aufschreiben und das Gespräch live online dann auf diese Sätze aufbaut. So kommen auch die zu Wort, die im Gespräch zurückhaltend sind.
Werkzeuge, die Aktivität messen, sind kein Ersatz für Begleitung. Sie sehen Bewegung, nicht Zusammenarbeit. Die Dokumentation dagegen fällt online fast von selbst an, wenn Entscheidungen im gemeinsamen Arbeitsraum festgehalten werden statt in privaten Nachrichten. Weiteres dazu unter Regelmäßig online treffen und Gute Praxis der Zusammenarbeit online. Wie ein offener Raum online den Flur ersetzen kann, beschreibt die Seite Der Klick und seine Bedingungen.
Recht in dieser Phase
- Gesellschafter und Geschäftsführung: Ein Beirat ist gesetzlich kaum geregelt; seine Aufgaben, Rechte und seine Zusammensetzung ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag, der ihn deshalb sorgfältig regeln muss.
- Konflikte lösen: wie Verhandlung, Mediation, Schiedsverfahren und Gericht zusammenhängen und wie ein Mediator schon vor dem Streit vereinbart werden kann.
- Gesellschafter untereinander: welche Informationsrechte und Treuepflichten die Beteiligten einer Gesellschaft einander schulden, auch wenn niemand ausdrücklich begleitet.
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